Para asegurar la validez de los documentos presentados ante la Administración Pública, estos deben presentarse firmados. Cuando la presentación se hace en papel, la firma manuscrita del interesado, o de la persona con poder de representación (en el caso de personas jurídicas) es quien garantiza la autenticidad de la documentación y la intención de la persona de presentarla ante la administración.

Cuando la presentación se hace a través de Internet, la firma manuscrita se sustituye por la firma electrónica. Para que esta firma electrónica goce de la misma validez que la manuscrita, debe cumplir principalmente las siguientes condiciones (Ley 59/2003 de 19 de diciembre, de firma electrónica):

• Debe permitir identificar al firmante.
• Debe "proteger" el documento firmado: si éste se modifica, la firma debe dejar de ser válida.
• Los medios para firmar un documento deben estar bajo el control exclusivo del firmante.
• La entidad que certifica la identidad del firmante debe estar "reconocida" según los criterios definidos en la misma normativa.

En el estado actual de la tecnología, estas condiciones se traducen en que la persona que desee firmar electrónicamente documentos debe poseer un certificado electrónico bajo la norma X.509 versión 3 expedido por entidad certificadora reconocida. En el caso del IGAPE, las "entidades certificadoras reconocidas" son las reguladas por la Orden de la Consellería de Economía de 25 de noviembre de 2004, y que se puedan consultar en la siguiente dirección: enlace.

Para la obtención de cualquiera de estos certificados, los interesados deben dirigirse a la entidad certificadora que elijan para solicitarlo. Una vez instalado, el certificado permite al IGAPE:

• Identificar mediante el D.N.I. a las personas físicas que inician cualquier tramitación.
• Si el certificado es "corporativo" (ver página de la Consellería que se cita), conocer a qué empresa (o persona jurídica en general) representan.
• Aceptar documentos firmados mediante el certificado con la misma validez que los presentados en papel.
• Entregar documentación electrónica sobre los expedientes, conservando la validez de la notificación convencional.